Bruker manual CANON UNIFLOW BROCHURE

[. . . ] For organisationer, der har et printerrum eller professionelle printkrav, kan uniFLOW integreres med Helix Production Workflow til ordreafgivelse, jobafsendelse via internettet, variabel dataudskrivning og styring af printerrummet. Implementeringen af uniFLOW i dine dokumentprocesser vil virkelig forbedre kontrollen og effektiviteten for multifunktionelle printere. Denne stærke software er både modulær og konfigurerbar, så den kan tilpasses behovene i forskellige organisationer: store virksomheder, små kontorer, uddannelsesinstitutioner, lokale myndigheder, kopibutikker og printerrum. Universal Driver My Print Anywhere Spor alle printomkostninger Overvåg omkostningsbesparelser Personlige work ow til dokumentopsamling Slu tbr ug Dirigér job til den bedste printer er Gra ske rapporter ktør idire om on Øk Scan papir til e-mail i redigerbart format Kontrollér dokumentprint uniFLOW -muligheder Samlet ådestyring Overvåg miljøpåvirkning It-chef Begræns adgang til printere Integrér med back o ce-systemer Brugerde neret oprettelse af work ow Netværksperformance Fuld kontrol over din MFP-flåde. Printregnskab og -revision Al print, kopiering og tilhørende omkostninger kan spores og gemmes. Det indbyggede rapporteringssystem giver administratoren eller økonomiafdelingen mulighed for at se og kontrollere de omkostninger, der er forbundet med hver printer og hver bruger. Disse oplysninger kan anvendes som del af en printaudit til at træffe beslutninger om fremtidige køb af printere eller til at identificere mulige omkostningsbesparelser. Forbedret printersikkerhed Gennem tæt integrering med Canon-MFDhardwaren kan uniFLOW forhindre uautoriseret brug af printerne. [. . . ] Brugeren kan vælge at tilsidesætte meddelelsen om at route jobbet til en mere omkostningseffektiv printer, hvis administratoren har givet tilladelse til det. Printjob kan automatisk routes til den mest omkostningseffektive printer frem for at lade det være op til brugeren. uniFLOW tilbyder det bedste fra begge verdener ­ lokale printere kan anvendes til print af mindre job, mens større job kan routes til en sikker printerkø eller direkte til MFD'en for at reducere printomkostningerne. Indsaml sikre job fra enhver printer Én ulempe ved at bruge en MFD frem for en lokal printer er, at en bruger ved en fejl kan komme til at tage en anden brugers printjob. uniFLOW giver mulighed for at gemme printjob på en server, så de først frigives, når brugeren står ved siden af printeren. Brugere kan sende job direkte til den sikre printerkø, eller de kan routes fra desktopprintere. Brugere, der arbejder uden for virksomhedens netværk kan sende job til den sikre printerkø via internettet, så de kan indsamles, når det er belejligt. Eftersom brugeren kan vælge enhver printer på netværket til at frigive deres job uanset modellen eller producenten, sikrer uniFLOWs universelle printerdriver, at outputtet er nøjagtigt, som brugeren forventer. Når brugeren er klar til at indsamle sit sikre printjob, skal han eller hun godkendes på printeren vha. et proximity-kort, et chipkort, et magnetisk plastikkort, en pinkode, et fingeraftryk eller et brugernavn og en adgangskode. Der vises en liste over de job, der ligger til brugeren, på MFD-panelet, hvor brugeren kan vælge at ændre, hvordan jobbet skal printes, før det frigives. Displayvisning af sikker kø 1 2 3 4 5 Jobnavn Papirstørrelse Antal sider Dupleks Farve Hæftning Papirkilder Pris ­ 'Mit dok. doc' ­ A4 ­ 15 ­ Nej ­ Ja ­ Nej ­ Bakke 1 ­ 2, 45¤ Routing af et job til en sikker printerkø 1 2 3 Brugere printer deres dokument til laserprinteren uniFLOW analyserer printjobbet Hvis jobbet er på mere end fem sider, bliver brugeren bedt om at route jobbet til den sikre printerkø Det routede job opbevares på serveren Brugeren godkendes på printeren, og brugerens jobliste vises. Brugeren kan ændre printindstillinger før print, hvis det er nødvendigt Jobomkostninger og eventuelle besparelser gemmes i databasen 6 4 5 6 1 2 3 Sikker printning via internettet 1 2 Brugeren printer sit job fra et hotel til uniFLOWs internetgateway uniFLOW henter det sikre printjob fra internetgatewayen Brugeren godkendes på printeren og brugerens jobliste vises. Brugeren kan ændre printindstillingerne før print, hvis det er nødvendigt Internetgateway Firewall uniFLOW 3 1 4 3 5 6 Scanning til e-mail og et dokumenthåndteringssystem 1 2 Brugeren identificerer sig selv på MFD'en og vælger at scanne jobbet uniFLOW henter indekseringskategorier fra DMS'et uniFLOW udfører optisk tegngenkendelse af dokumentet for automatisk at indsamle indeksoplysninger Brugeren bekræfter indeksoplysningerne på displayet uniFLOW komprimerer dokumentet Scannede dokumenter sendes til brugerens e-mail i et redigerbart MS Word-format og til DMS'et i et meget komprimeret PDF-format 2 3 4 Dokumentstyingssystem 5 6 Scan-til-e-mail i et redigerbart format Når brugeren er godkendt på MFD'en, kan vedkommende desuden nemt scanne papirdokumenter til e-mail eller til virksomhedens dokumenthåndteringssystem. For brugere, der vælger at scanne til e-mail, foregår det på samme måde, som når de sender en e-mail fra deres desktop (på grund af indbygget integrering med Microsoft Exchange), da de kan vælge modtagere fra de globale adresselister, og det scannede dokument gemmes i brugerens mappe med sendt post. uniFLOW kan udføre optisk tegngenkendelse (OCR) på dokumentet og konvertere billedet til et redigerbart format, f. eks. Microsoft Word, samt udtrække tekst og stregkoder, der skal anvendes til indekseringsoplysninger. Dokumentet kan komprimeres kraftigt for at reducere filstørrelsen og kravene til opbevaring. Interaktionen med scanningsgrænsefladen er dynamisk og tilpasset hver enkelt bruger. Personlige knapper og scanningsworkflow følger brugeren til den valgte printer, hvilket sikrer en ensartet oplevelse, uanset hvilken printer brugeren vælger. Dynamisk scanningsgrænseflade Komplet printer- og dokumentsikkerhed. It-chefens perspektiv. uniFLOW udfylder den manglende forbindelse for printer- og dokumentsikkerhed og giver fuld kontrol over det multifunktionelle printermiljø. Kontrol af, hvordan job printes Oplysninger, der leveres af uniFLOW, giver it-chefen mulighed for at definere printpolitikker for netværket. Ud over at begrænse print af store job på mindre laserprintere kan it-chefen sikre, at job printes på en bestemt måde. For eksempel kan it-chefen beslutte, at alle e-mail skal printes i sort-hvid, eller at brugeren bliver bedt om at printe jobbet på begge sider af papiret, når det er over en vis størrelse. Begrænset adgang til MFP'en Der kan være mange årsager til, at it-chefen stiller krav om, at forskellige brugere har adgang til forskellige funktioner på samme printer. Med den tætte integrering af uniFLOW og Canon-MFD'en kan it-chefen angive adgangspolitikker for hver printer. For eksempel kan it-chefen vælge, at organisationens gæster kun kan tage kopier i sort-hvid, mens personalet kan anvende alle kopierings-, scannings- og faxfunktioner. [. . . ] Det er også muligt at beregne potentielle besparelser, så økonomiafdelingen kan se, hvor mange penge brugere spilder, fordi de ikke udnytter printinfrastrukturen på den bedst mulige måde. Grafiske rapporter Finansafdelingen kan se al printbrug på tværs af organisationen og opnå adgang til rapporter i henhold til bruger, printer og grupper eller omkostningskoder på flere niveauer. Standardrapporter omfatter alle påkrævede oplysninger, som f. eks. hvilken printer der benyttes mest, og hvilke brugere der har det største printforbrug. Besparelsesrapporter viser alle besparelser og potentielle besparelser, der er sket i løbet af perioden. [. . . ]